Повідомлення про обробку персональних даних Кандидатів і Працівників

1. Володілець персональних даних

1.1. Володільцем ваших персональних даних у розумінні статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року № 2297-VI (далі — Закон) є ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ЮКРЕЙН ВОРКС КОНСАЛТИНГ», Україна, 03039, м. Київ, просп. Голосіївський, будинок 42, офіс 307 (далі — Товариство, «ми»).

1.2. Запитання і запити щодо ваших персональних даних можна надіслати на адресу info@ukraineworks.com.ua, передати повідомленням або дзвінком у WhatsApp чи Telegram на номер +380 99 878 1755 або надіслати поштою на адресу, зазначену в пункті 1.1. На них відповідає наш Уповноважений з етичного рекрутингу (розділ 11).

2. Кого і чого стосується це Повідомлення

2.1. Це Повідомлення стосується кожної особи, кандидатуру якої Товариство розглядає для працевлаштування в роботодавця в Україні (далі — Кандидат), і кожного Кандидата, який погоджується на таку роботу (далі — Працівник). Воно стосується також члена сім'ї, якого ви зазначаєте як свою контактну особу на випадок надзвичайної ситуації, а в частині даних, що містяться у справі за скаргою, — будь-якої іншої особи, яка подає нам скаргу або надає відомості у зв'язку з нею (розділ 15).

2.2. У ньому описано обробку, яку здійснює Товариство. Посередник у працевлаштуванні у вашій країні (далі — Партнер з рекрутингу) збирає ваші дані і передає їх Товариству; щодо вакансій Товариства він використовує їх лише за вказівками Товариства і з метою, зазначеною в розділі 5. Якщо право його країни вимагає від Партнера з рекрутингу зберігати записи про здійснений ним рекрутинг, він зберігає їх як самостійний володілець персональних даних і відповідає за них згідно з цим правом. Роботодавець в Україні стає окремим володільцем отриманих ним даних і обробляє їх відповідно до законодавства України про працю.

2.3. Це Повідомлення або його стислий виклад простими словами англійською, гінді чи непальською мовою надається вам на виконання частини другої статті 12 Закону до збирання ваших даних разом зі Згодою на обробку персональних даних (UW-F-11). Якщо стислий виклад відрізняється від цього Повідомлення, застосовується це Повідомлення; розбіжність не погіршує становища особи, яка покладалася на стислий виклад.

3. Персональні дані, які ми обробляємо

3.1. Ми не збираємо даних про ваші релігійні переконання, касту, етнічне походження, політичні переконання чи членство у професійних спілках і не вимагаємо тесту на вагітність або тесту на ВІЛ.

3.2. Ми збираємо лише ті дані, які потрібні для оцінки вашої відповідності вакансії та для оформлення ваших документів, організації поїздки і працевлаштування (стаття 6 Закону).

4. Джерела даних

4.1. Ми отримуємо ваші дані від вас; від Партнера з рекрутингу; від роботодавця (результати співбесіди і пропозиція роботи); від державних органів, які ухвалюють рішення щодо вашого дозволу, візи і посвідки на тимчасове проживання.

5. Мета і правові підстави

6. Дані, що стосуються здоров'я, і дані про засудження до кримінального покарання

6.1. Дані, що стосуються здоров'я, і дані про засудження до кримінального покарання належать до категорій, обробку яких частина перша статті 7 Закону забороняє, якщо немає підстави, передбаченої частиною другою статті 7.

6.2. Ми обробляємо дані про ваше медичне страхування і медичну довідку лише тоді, коли відповідного документа вимагає державний орган або характер роботи. Довідку про відсутність судимості ми обробляємо лише тоді, коли її вимагає державний орган, або коли її вимагає роботодавець з огляду на характер роботи, зазначив цю вимогу в замовленні на добір до початку пошуку, а ми перевірили, що робота справді цього вимагає (форма UW-F-13, рядок 13 частини A і рядок 9 висновку перевірки). У кожному випадку єдиною підставою є ваша однозначна згода (пункт 1 частини другої статті 7 Закону), яку ви надаєте в рядку 4 форми UW-F-11.

6.3. Результат медичного огляду використовується лише для встановлення того, чого вимагає державний орган або характер роботи. Будь-які інші відомості, що містяться в ньому, не є підставою для відхилення Кандидата чи для визначення його місця серед інших Кандидатів.

7. Одержувачі

7.1. Ми передаємо ваші дані лише зазначеним нижче одержувачам, і кожному з них — лише ті дані, які потрібні йому для зазначеної мети (передача за принципом «необхідно знати»).

7.2. Ми не продаємо персональних даних і не передаємо їх рекламодавцям, позикодавцям чи будь-якому одержувачеві, не зазначеному вище, крім випадків, коли цього вимагає закон або рішення суду.

7.3. Наш Уповноважений з етичного рекрутингу вносить запис про кожну передачу даних зазначеному вище одержувачеві до Журналу передачі персональних даних (R-07) у день такої передачі із зазначенням дати, одержувача, даних, мети і підстави. Запис про зберігання даних у надавача послуг електронної пошти, обміну повідомленнями чи зберігання даних вноситься один раз — під час залучення такого надавача. Ви можете попросити показати вам записи, які стосуються вас (розділ 11).

7.4. Роботодавець за пунктом 19 Зобов'язання Роботодавця (UW-F-06), а Партнер з рекрутингу за пунктом 14 Кодексу поведінки для Партнерів з рекрутингу зобов'язані зберігати конфіденційність ваших даних і використовувати їх лише для вашого рекрутингу і працевлаштування.

7.5. Передача даних одержувачам, зазначеним у таблиці, здійснюється на таких підставах.

(а) Рядки 1–8 таблиці (роботодавець, Партнер з рекрутингу, державні органи України, консульська установа держави транзиту, страховик, банк, перекладачі та нотаріуси, перевізники та агенти з продажу квитків): ваша згода, надана в рядках 2 і 3 форми UW-F-11, а для даних, що стосуються здоров'я, і для довідки про відсутність судимості — в рядку 4 цієї форми.

(б) Рядок 9 таблиці (надавачі послуг електронної пошти, обміну повідомленнями та зберігання даних): надавачі діють за нашими вказівками і не використовують дані з власною метою; у рядку 3 форми ви надаєте згоду на зберігання даних на їхніх серверах.

(в) Рядок 10 таблиці (надзвичайна ситуація): ваша згода, надана в рядку 10 форми. Якщо в цьому рядку форми ви відповіли «Ні» або якщо запитати вас неможливо, ми інформуємо поліцію чи екстрену медичну допомогу лише в обсязі, необхідному для захисту ваших життєво важливих інтересів (пункт 4 частини першої статті 11 Закону).

(г) Рядок 11 таблиці (перекладач або незалежна особа, яка здійснює перегляд, залучені у зв'язку зі скаргою): вони діють за нашими вказівками для розгляду поданої вами скарги і письмово зобов'язані зберігати конфіденційність; крім того, ви надаєте згоду в рядку 8 форми. Якщо в цьому рядку форми ви відповіли «Ні», ми розглядаємо скаргу без них, наскільки це можливо, а якщо це неможливо — запитуємо вас ще раз.

(ґ) Рядок 12 таблиці (аудитор): ваша згода, надана в рядку 9 форми. Якщо в цьому рядку форми ви відповіли «Ні», аудитор перевіряє вашу справу, з якої вилучено ваше ім'я та контактні дані.

8. Передача даних між державами

8.1. Ваші дані передаються з вашої країни в Україну, оскільки робота виконуватиметься в Україні, а з України — Партнерові з рекрутингу у вашій країні. Надавачі послуг електронної пошти, обміну повідомленнями та зберігання даних, якими ми користуємося, зберігають дані на серверах за межами України. У Журналі передачі персональних даних зазначено кожного надавача, і на ваш запит ми повідомляємо вам, який надавач зберігає ваші дані і в якій державі.

8.2. Відповідно до частини третьої статті 29 Закону персональні дані можуть передаватися до держави, яка забезпечує належний рівень захисту персональних даних; такими державами Закон визнає держави — учасниці Європейського економічного простору, а також держави, які підписали Конвенцію Ради Європи про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних. Якщо одержувач перебуває в іншій державі, ми передаємо ваші дані лише на підставі, передбаченій частиною четвертою статті 29 Закону: вашої однозначної згоди, наданої в рядку 3 форми UW-F-11, або необхідності укладення чи виконання правочину на вашу користь.

9. Строки зберігання даних

9.1. Після закінчення строку наш Уповноважений з етичного рекрутингу видаляє електронні дані, знищує паперові копії і зазначає дату в Покажчику справ Кандидатів і Працівників (стаття 15 Закону). Довше дані зберігаються лише тоді, коли цього вимагає закон або коли розглядається правова вимога, і в такому разі лише з цією метою. Ім'я і телефон вашої контактної особи на випадок надзвичайної ситуації зберігаються протягом того самого строку, що й ваші власні дані. Партнер з рекрутингу видаляє свою копію даних Кандидата, якого не відібрано або який відкликав свою кандидатуру, у строки, зазначені в перших двох рядках, і зберігає записи про працевлаштованого Працівника протягом 3 років після виїзду (пункт 18.3 Кодексу поведінки для Партнерів з рекрутингу), крім запису, який право його країни вимагає зберігати довше (пункт 2.2).

10. Захист даних

10.1. Ми забезпечуємо захист персональних даних від випадкових втрати або знищення, від незаконної обробки та незаконного доступу до них (стаття 24 Закону), вживаючи таких заходів. Ваша справа зберігається в електронній формі в одній системі зберігання. Кожна особа з числа нашого персоналу користується індивідуальним обліковим записом, захищеним паролем; обліковий запис закривається в день, коли ця особа припиняє роботу з рекрутингу. Паперові документи зберігаються в шафі, що замикається, в нашому офісі. Наш персонал не обробляє ваших даних в особистих облікових записах електронної пошти чи сервісів обміну повідомленнями.

10.2. Доступ до вашої справи мають лише ті особи з числа нашого персоналу, які працюють над вашим рекрутингом. Кожна з них підписала зобов'язання щодо конфіденційності.

10.3. Ми працюємо з копіями і не залишаємо в себе оригіналів ваших документів.

10.4. Відповідно до пункту 14.3 Кодексу поведінки для Партнерів з рекрутингу Партнер з рекрутингу зобов'язаний протягом 72 годин повідомити нас про будь-яку втрату, витік ваших даних або несанкціонований доступ до них. Якщо втрата чи витік даних або несанкціонований доступ до них, що сталися в нас або в Партнера з рекрутингу, стосуються ваших даних, ми інформуємо вас про це протягом 72 годин з моменту, коли про це повідомлено нашого Уповноваженого з етичного рекрутингу, і зазначаємо, яких даних це стосується і яких заходів ми вжили.

11. Ваші права

11.1. Відповідно до статті 8 Закону ви маєте право:

(а) знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки та про їх одержувачів;

(б) на доступ до своїх персональних даних і на отримання їх копії;

(в) отримувати не пізніш як за 30 календарних днів з дня надходження вашого запиту відповідь про те, чи обробляються ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;

(г) пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

(ґ) пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо ці дані є недостовірними чи обробляються незаконно;

(д) відкликати згоду на обробку персональних даних;

(е) на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження;

(є) на захист від автоматизованого рішення, яке має для вас правові наслідки;

(ж) звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;

(з) вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;

(и) знати механізм автоматичної обробки персональних даних;

(і) застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

11.2. Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть або зателефонуйте нам у будь-який спосіб, зазначений у пункті 1.2. Ми підтверджуємо отримання вашого запиту протягом 3 робочих днів і відповідаємо на нього протягом 30 календарних днів з дня його отримання. У відповіді ми зазначаємо, що ми зробили, а якщо ми не виконуємо вашого запиту — причину і те, куди ви можете звернутися зі скаргою (розділ 15). Якщо ми видаляємо дані на ваш запит, ми даємо Партнерові з рекрутингу вказівку видалити його копію, і він зобов'язаний зробити це протягом 10 робочих днів, крім записів, які він зобов'язаний зберігати відповідно до пункту 18 Кодексу поведінки для Партнерів з рекрутингу або за правом своєї країни (пункт 14.4 зазначеного Кодексу). Плата не стягується.

11.3. Перш ніж надати дані, ми можемо попросити вас підтвердити свою особу, щоб дані не потрапили до іншої особи.

12. Згода та її відкликання

12.1. Ви надаєте згоду у формі UW-F-11 після того, як це Повідомлення або його стислий виклад вам надано і роз'яснено зрозумілою вам мовою. Кожну згоду наведено в окремому рядку форми, і в кожному рядку ви відповідаєте «Так» або «Ні». Рядки 2, 3 і 4 потрібні для рекрутингу: у розділі 5 зазначено наслідки відповіді «Ні». Рядки 5, 8, 9 і 10 не є обов'язковими: ваша відповідь у цих рядках не впливає на вашу заявку. Ви можете внести до форми будь-яке застереження, що обмежує згоду (підпункт (з) пункту 11.1).

12.2. Ви можете вільно відмовитися надати згоду, а також у будь-який час відкликати її в будь-який спосіб, зазначений у пункті 1.2. Відкликання згоди не впливає на обробку, здійснену до нього.

12.3. Якщо ви відкликаєте згоду або просите видалити дані, потрібні для заяви про оформлення дозволу чи візи, ми не зможемо продовжити роботу за цією заявою. Ми повідомимо вам про це до виконання вашого запиту, щоб ви могли прийняти рішення.

12.4. Ніхто не має права стягувати з вас плату чи застосовувати до вас санкції за відмову надати згоду або за її відкликання. Єдиним наслідком відмови чи відкликання є наслідок, зазначений у розділі 5 або в пункті 12.3.

13. Автоматизовані рішення не ухвалюються

13.1. Ми не ухвалюємо рішень щодо Кандидатів автоматизованими засобами. Добір здійснюють наш персонал і роботодавець.

14. Мінімальний вік

14.1. Ми здійснюємо рекрутинг лише осіб, які досягли 21 року. Якщо до виїзду встановлено, що Кандидат молодший, рекрутинг припиняється, а дані видаляються, як зазначено в розділі 9.

15. Скарги

15.1. Ви можете подати нам скаргу в будь-який спосіб, зазначений у пункті 1.2. Скарга щодо персональних даних розглядається відповідно до нашого Порядку розгляду скарг і відновлення порушених прав (UW-PRO-01): ми підтверджуємо її отримання протягом 3 робочих днів і надаємо вам вмотивоване рішення протягом 10 робочих днів з дня її отримання, а якщо встановити обставини в цей строк неможливо — у строк, встановлений пунктом 13.4 зазначеного Порядку. Подання скарги є безоплатним, і ніхто не має права застосовувати до вас санкції за її подання.

15.2. Ви можете в будь-який час звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, який здійснює контроль за додержанням законодавства про захист персональних даних (статті 22 і 23 Закону): вул. Інститутська, 21/8, м. Київ, 01008, Україна; «гаряча лінія» 1678 (безоплатно в межах України); з-за меж України +380 44 299 74 08; hotline@ombudsman.gov.ua. Ви можете також звернутися до суду.

15.3. Партнер з рекрутингу самостійно відповідає за дотримання законодавства про захист персональних даних своєї країни, у тому числі Закону Індії про захист цифрових персональних даних 2023 року (Digital Personal Data Protection Act, 2023) і Закону Непалу про приватність 2075 (2018) року (Privacy Act, 2075 (2018)) — тією мірою, якою їхні положення набрали чинності і поширюються на нього. Ви можете подати нам скаргу на те, як Партнер з рекрутингу обробляє ваші дані; ми розглядаємо таку скаргу відповідно до Порядку, зазначеного в пункті 15.1.

16. Зміни до цього Повідомлення

16.1. Нова версія цього Повідомлення оприлюднюється на ukraineworks.com.ua із зазначенням її дати. Партнери з рекрутингу надають Кандидатам стислий виклад простими словами їхньою мовою. Якщо зміна стосується мети, з якою використовуються ваші дані, або одержувачів, ми до набрання зміною чинності повідомляємо вам про це, надіславши повідомлення на номер телефону чи адресу електронної пошти, зазначені у вашій справі, і, якщо цього вимагає Закон, знову просимо вашої згоди.